Scénario/But
Abolition des bons de commandes en carnet (avec copie-jaune pour la compta, copie-rouge pour la direction, copie-blanche pour l'initiateur, etc....) pour passer à la version électronique.

Création nouvelle commande
Envoi de la commande au fournisseur
Livraison des produits
Paiement de la facture
Divers
Gestion / Administration
Software requis / Installation
Prix

Déroulement
Sur la page d'accueil sont résumées toutes les opérations en cours, les commandes en attente d'approbation, les commandes en attente d'envoi au fournisseur, les commandes en attente de livraison, et les commandes en attente de paiement. Les commandes peuvent être vues en résumé ou en détails avec la liste des produits commandés et l’historique de tous les évènements. Seules les commandes créées par l’employé sont visible par lui-même, sauf pour les Administrateurs (Directeur, responsables, etc…) qui voient tout. On trouve aussi un moteur de recherche pour rechercher les commandes passées selon les critères suivants :
  • N° de commande
  • Date d’émission (entre le… et le…)
  • Date de réception (entre le… et le…)
  • Le montant total
  • Le service (département) émetteur
  • Le fournisseur
Les Administrateurs ont aussi un bouton pour approuver les bons de commande en attente.

Création d’une nouvelle commande
Un employé crée un nouveau bon de commande, renseigne le fournisseur, là où les produits devront être livrés, les détails de la livraison (où, quand), et il peut rajouter autant d’articles qu’il le veut dans ce formulaire. Il peut aussi joindre un document comme un devis par exemple ou une image scannée. En cliquant sur « enregistrer », la commande est bien sur enregistrée et un mail part vers son responsable pour approbation. Le Responsable reçoit dans Outlook la commande formatée et peut cliquer sur deux boutons, « approuver » ou « refuser ». Ce bon de commande reste « en attente d’approbation » tant que le directeur ne l’a pas approuvée.

Envoi de la commande au fournisseur
Une fois approuvée, la commande part dans la section « en attente d’envoi au fournisseur » de la page d’accueil. S’il n’y a pas de modifications à effectuer, et que la commande est prête à être expédiée, on peut soit l’envoyer par mail au fournisseur avec les documents attachés, soit l’imprimer pour la faxer ou l’envoyer par courrier. Lors de l’impression, la signature scannée du responsable apparaît. Quelque soit l’opération effectuée, l’historique est tenu à jour. La commande est partie chez le fournisseur, elle se trouve maintenant dans la section « en attente de livraison ».

Livraison des produits
Depuis la home page, on peut aller consulter les commandes en attente de livraison, et checker chaque produit déjà arrivé par commande. Une fois tous les produits livrés, un mail va informer le service administratif ou comptable que lorsqu’ils recevront la facture, la commande sera disponible pour infos. La commande passe en mode « en attente de paiement ».

Paiement de la facture
Lorsque le service Administratif (comptable) reçoit la facture, ils retrouvent facilement les commandes en attente de paiement en page d’accueil, et peuvent rajouter les infos telles que le N° de facture, la date de facture et son montant, et envoyer le tout à la comptabilité comme « bon à payer ». La comptabilité reçoit un mail automatique l’en informant. Ceci finit le processus global de la gestion d’un bon de commande.

Divers...
L'application utilise une base ACCESS pour les utilisateurs du réseau mais on peut utiliser Active Directory pour aller chercher les infos propres à l'utilisateur courant.
A toutes les étapes du processus, on peut joindre un document, insérer des commentaires dans l’historique, ou supprimer la commande.

Gestion / Administration
Les tables « utilisateurs », « adresses de livraison », « Services » (ou départements) et « Destinations » sont totalement gérables en création/modification/suppression.

Options
On peut rajouter le fait que pour un montant minimum, les bons de commandes ne nécessitent par d’approbation, ou bien mettre en place une procédure pour qu’en l’absence d’un responsable, une commande en urgence peut suivre son cours et être effectuée.

Software requis / Installation
- IE 5.0 minimum
- IIS 4.0
- Serveur Exchange 2000 (Liste des Fournisseurs dans un dossier   public de Contacts)
- Installé en 2 minutes

Prix
Dès Euros 6'100 net (sans TVA)
Page d'accueil
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Module d'administration
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Gestion des commandes
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Approbation des commandes
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